Desglosar la cuenta de resultados por centro de coste (PyG analítica)

El proceso tiene cinco pasos:

1. Integrar el diario contable con el código de centro de coste de cada apunte.
2. Diseñar la jerarquía analítica en Gestión Cecos.
3. Clasificar las combinaciones de centro de coste y cuenta en la jerarquía, con reglas o a mano.
4. Revisar los CECOS sin clasificar.
5. Analizar la cuenta de resultados analítica en Power BI.

Este artículo está dirigido a controllers y responsables de control de gestión que necesitan ver la rentabilidad de cada área o actividad.

Cómo funciona

La cuenta de resultados contable agrupa ingresos y gastos por naturaleza: ventas, aprovisionamientos, personal… La cuenta de resultados analítica los agrupa por destino: qué área, actividad o línea de negocio genera cada ingreso y cada gasto.

Para eso, cada apunte del diario lleva, además de la cuenta contable, un código de centro de coste. La jerarquía analítica decide en qué nodo cae cada combinación de centro de coste y cuenta. Un mismo gasto de personal, por ejemplo, puede ir al margen de Formación o a Costes indirectos según el centro de coste del apunte.

Se pueden mantener varias jerarquías analíticas a la vez, por ejemplo una por línea de negocio y otra por departamento.

Requisitos previos

Paso 1. Integrar el centro de coste en el diario contable

El centro de coste llega con cada apunte del diario contable. Se carga con el mismo flujo de datos que el resto del diario.

1. En Power Apps, abre el flujo de datos del diario contable. Usa como origen el flujo de datos de staging conectado al ERP.
2. En la consulta, comprueba que existe una columna con el código de centro de coste de cada apunte, por ejemplo CodigoCeco.
3. En Asignación de columnas, con la tabla de destino xfinance_fDiario y la clave IdApunte (xfinance_IdApunte), asigna CodigoCeco a xfinance_IdCeco.
4. Publica el flujo y comprueba en Finanzas > Diario Contable que los apuntes tienen centro de coste.

Estas son las columnas del diario que intervienen en el análisis por centro de coste:

Carga el diario con los mismos códigos de centro de coste que usa el ERP. Si el ERP guarda los centros de coste como una de sus dimensiones analíticas, extrae ese valor a la columna CodigoCeco en la consulta.

Paso 2. Diseñar la jerarquía analítica

La jerarquía analítica es la estructura de la cuenta de resultados por centro de coste. Es totalmente personalizable: tiene tantos niveles como necesites.

1. En el área Finanzas, grupo Gestión Analítica, abre Gestión Cecos. Se muestra la vista de jerarquía analítica.
2. Cada estructura es un nodo raíz. Por ejemplo, «Cuenta Resultados Analítica Formación» (AN1000) y «Cuenta Resultados Analítica» (AN2000).
3. Para crear un nodo, selecciona + en el nodo padre, informa el nombre y guarda. Para editarlo, usa el lápiz; para eliminarlo, la papelera.

La vista muestra para cada nodo las columnas Nombre, Código, Principal, Orden, Nº Cecos y Tipo Registro. Los nodos son de tipo Nodo, y las combinaciones clasificadas dentro de ellos son de tipo Cuenta.

Ejemplo. Una empresa de servicios organiza su cuenta de resultados analítica así:

• Cuenta Resultados Analítica Formación (AN1000)
  • MARGEN CONTRIBUCIÓN (AN1002)
    • Formación (AN1007)
      • Ingresos Formación (AN1012)
      • Gastos Formación (AN1013)
    • Licenciamiento (AN1009)
    • Consultoría (AN1006)
    • Universidades (AN1008)
  • COSTES INDIRECTOS (AN1001)
  • INVERSIÓN I+D (AN1003)

Con esta estructura, el informe muestra el margen de contribución de cada línea de negocio y, por debajo, los costes indirectos y la inversión en I+D que no se imputan a ninguna línea.

Paso 3. Clasificar los centros de coste en la jerarquía

Cada combinación de centro de coste y cuenta contable se asigna a un nodo de la jerarquía. Hay tres formas de hacerlo, que se aplican en este orden.

Clasificación por reglas de negocio

El campo Nº Cecos del nodo contiene la regla que decide qué combinaciones caen en él. En el ejemplo, «Ingresos Formación» tiene la regla F:7 y «Gastos Formación» la regla F:6: los apuntes del centro de coste F en cuentas del grupo 7 son ingresos de Formación, y los de cuentas del grupo 6, gastos de Formación.

Desde la versión 6.1, las reglas no tienen límite de caracteres ni de niveles de estructura. Así, la clasificación es totalmente dinámica: una regla puede ser tan general o tan concreta como haga falta.

Clasificación por aproximación

Una vez aplicadas todas las coincidencias exactas, la solución clasifica por aproximación las combinaciones que quedan, buscando coincidencias en cadenas de texto de al menos tres caracteres.

Clasificación manual

Para las combinaciones que no encajan en ninguna regla, añádelas directamente al nodo con +. Aparecen como registros de tipo Cuenta con el formato centro de coste y cuenta, por ejemplo F:705000002, F:705010002 o F:705010003 dentro de «Ingresos Formación».

Paso 4. Revisar los CECOS sin clasificar

1. En Finanzas > Gestión Analítica > Gestión Cecos, abre el desplegable de vistas y selecciona Cecos sin clasificar.
2. La vista lista por código las combinaciones que no pertenecen a ningún nodo.
3. Asigna cada una a su nodo, ajustando las reglas del paso 3 o clasificándola a mano.

Repite esta revisión cada vez que el ERP dé de alta centros de coste o cuentas nuevas. Una combinación sin clasificar no aparece en ningún nodo del informe analítico.

Paso 5. Analizar la cuenta de resultados analítica en Power BI

1. Abre el área de trabajo Finanzas en Power BI.
2. Abre el informe Cuenta de Resultados Analítica.
3. Elige la jerarquía analítica, la empresa y el periodo.
4. Despliega los niveles para ver el resultado de cada nodo, desde el margen de contribución de cada línea hasta el detalle de centro de coste y cuenta.
5. Usa los filtros de dimensiones para cruzar el análisis con otros criterios, como proyecto o zona.

Desde la versión 7.1, el informe incluye un acceso directo al Health de Cuenta de Resultados Analítica. Este Health analiza la calidad de la clasificación y permite detectar importes que no están asignados a la estructura.

La jerarquía analítica también se puede usar como estructura de agregación en los informes, igual que las agregaciones contables.

Reclasificar gastos entre centros de coste

Para imputar un gasto a otro centro de coste sin tocar el ERP, por ejemplo al repartir un coste indirecto, registra un asiento extracontable en Finanzas > Ajustes Extracontables. El diario extracontable tiene los campos ID Apunte, Cuenta Contable, Centro de Coste, Fecha, Debe y Haber. Así, el gasto sale de un centro de coste y entra en otro, y el informe analítico lo refleja.

Notas y limitaciones

• El dato nace en el ERP. Si los apuntes no llevan centro de coste en origen, Xerppa no puede desglosarlos. En ese caso, la alternativa es reclasificar con asientos extracontables.
• La clasificación es propia de Xerppa. Cambiar la jerarquía analítica no modifica la contabilidad analítica del ERP.
• Revisa las reglas al cambiar la organización. Si se crean, fusionan o renombran centros de coste, ajusta las reglas del campo Nº Cecos y revisa la vista Cecos sin clasificar.

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