El proceso tiene cinco pasos:
- Dar de alta las divisas que usa el grupo.
- Cargar el histórico de tipos de cambio.
- Asignar a cada grupo de cuentas su criterio de conversión.
- Consultar los informes de Power BI en la divisa elegida.
- Registrar las diferencias de conversión como asientos extracontables.
La conversión es analítica. No genera asientos en el ERP ni modifica la contabilidad oficial de ninguna sociedad. Tampoco sustituye a la gestión multimoneda contable o fiscal del ERP.
Tipos de conversión
La solución incluye tres tipos de conversión predefinidos. Cada partida se convierte con uno de ellos según su naturaleza.
| Tipo | Qué tipo de cambio aplica | Partidas a las que se suele aplicar |
|---|---|---|
| Tipo Medio | Promedio del tipo de cambio en el periodo de análisis | Ingresos y gastos |
| Cierre Periodo | Tipo vigente al final del periodo | Activos y pasivos |
| Histórico | Tipo del momento en que se originó la transacción | Patrimonio neto e inversiones consolidadas |
Ejemplo ilustrativo. Una filial estadounidense cierra marzo con estas cifras en dólares. El grupo reporta en euros y los tipos cargados cotizan dólares por euro.
| Partida | Importe (USD) | Tipo aplicado | Tipo (USD por EUR) | Importe (EUR) |
|---|---|---|---|---|
| Ventas del mes | 109.000 | Tipo Medio | 1,09 | 100.000 |
| Clientes a 31 de marzo | 55.500 | Cierre Periodo | 1,11 | 50.000 |
| Capital social | 120.000 | Histórico | 1,20 | 100.000 |
Como cada partida usa un tipo distinto, el balance convertido no cuadra por sí solo. La diferencia es la diferencia de conversión, que se registra en el paso 5.
Dónde se gestiona la multidivisa
La multidivisa se gestiona en dos áreas de la aplicación. Lo que necesites hacer determina cuál usas.
| Área | Qué contiene | Para qué sirve | Disponibilidad |
|---|---|---|---|
| Administración > Gestión de moneda | Tabla de Divisas y Tabla de Histórico de Conversión | Ver los modelos de Contabilidad y Tesorería en cualquier divisa cargada | Desde la versión 7.1 |
| Consolidación > Divisas | Divisas, Tipos de Cambio y Reglas Conversión Divisa | Convertir los estados de varias sociedades a una moneda común de consolidación, con criterio por grupo de cuentas | Módulo de Consolidación, de contratación adicional |
Si solo quieres ver los informes de una sociedad en otra moneda, basta con el área Administración. Si consolidas sociedades con monedas distintas, necesitas el área Consolidación para aplicar las reglas de conversión.
Requisitos previos
| Requisito | Dónde se comprueba | Por qué es necesario |
|---|---|---|
| Empresas y grupo de empresas | Área Administración > Empresas | Cada sociedad del grupo debe existir antes de convertir sus importes |
Diario contable de cada sociedad integrado en xfinance_fDiario, en su moneda local | Área Finanzas > Diario Contable | Es el importe de origen que se convierte |
Plan de cuentas integrado en xfinance_PlandeCuentas | Área Finanzas > Plan de Cuentas | Las reglas de conversión se aplican por grupo de cuentas |
| Matriz Empresarial, si consolidas | Área Consolidación > Matriz Empresarial | Define qué sociedades forman el grupo y con qué porcentaje |
| Módulo de Consolidación contratado, si aplicas reglas de conversión | — | Las reglas solo están en el área Consolidación |
Paso 1. Dar de alta las divisas
Registra cada moneda que usa alguna sociedad del grupo, además de la moneda de reporting del grupo.
- En la aplicación, cambia al área Consolidación desde el selector de áreas, abajo a la izquierda.
- En el menú lateral, dentro del grupo Divisas, abre Divisas. Se muestra la vista Divisas activas.
- Selecciona Nuevo y rellena los campos de la tabla siguiente.
- Guarda el registro.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre de divisa | Nombre de la moneda, por ejemplo «Dólar de EE. UU.» |
| Código de divisa | Código ISO 4217 de tres letras, por ejemplo USD, EUR o GBP |
| Símbolo de moneda | Símbolo que se muestra en pantalla, por ejemplo $, € o £ |
| Precisión de la divisa | Número de decimales, por ejemplo 2 |
| Estado | Activa o inactiva. Solo las activas aparecen en la vista Divisas activas |
Para dar de alta varias monedas a la vez, puedes cargarlas desde Excel Online. También se pueden crear como parte de la configuración inicial del módulo de Consolidación.
La vista incluye una columna Tipo de cambio, por ejemplo 1,098 para USD y 1,000 para EUR.
En el área Consolidación, el menú lateral agrupa las pantallas en tres bloques: Empresas (Matriz Empresarial), Operaciones (Grupo Operaciones Consolidación, Subcuentas Consolidación y Asiento Extracontable) y Divisas (Divisas, Tipos de Cambio y Reglas Conversión Divisa).
Paso 2. Cargar los tipos de cambio
La tabla de tipos de cambio guarda una cotización por fecha y par de divisas. La frecuencia puede ser diaria o mensual, según el detalle que necesite el grupo.
- En el área Consolidación, grupo Divisas, abre Tipos de Cambio. Se muestra la vista Tipos de Cambio activo.
- Selecciona Nuevo para un tipo puntual, o carga el histórico en bloque (ver más abajo).
- Rellena los campos de la tabla siguiente y guarda.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Código | Identificador del registro. En el ejemplo coincide con el número de serie de la fecha en Excel: 43862 corresponde al 01/02/2020 |
| Fecha | Fecha de aplicación del tipo |
| Divisa Base | Divisa de referencia del par, por ejemplo Euro |
| Divisa Cotizada | Divisa que se expresa en unidades de la base, por ejemplo Dólar de EE. UU. |
| Tipo Cambio | Unidades de divisa cotizada por una unidad de divisa base. En el ejemplo, 1,09 dólares por euro el 01/02/2020 |
| Tipo Cambio Mínimo | Tipo mínimo del periodo |
| Tipo Cambio Máximo | Tipo máximo del periodo |
Hay tres formas de cargar los tipos:
- Manual, para fechas o periodos puntuales.
- Excel Online estructurado, para cargas periódicas masivas.
- Integración automática desde sistemas financieros corporativos o desde proveedores oficiales, como el Banco Central Europeo, Bloomberg u otros bancos centrales.
Usa siempre la misma fuente para todas las sociedades y periodos. La coherencia del origen del tipo de cambio es crítica para que la conversión sea válida.
Un histórico mensual tiene un registro por par de divisas y mes, con el día 1 como fecha. Por ejemplo, para Euro/Dólar de EE. UU.: 1,09 el 01/02/2020, 1,15 el 01/07/2020, 1,22 el 01/12/2020 y 1,18 el 01/07/2021.
Paso 3. Definir las reglas de conversión
Una regla de conversión asigna un tipo de conversión (medio, cierre o histórico) a una o varias subcuentas o grupos de cuentas. Las reglas se aplican automáticamente al convertir saldos y generar los estados consolidados.
- En el área Consolidación, grupo Divisas, abre Reglas Conversión Divisa. Se muestra la vista Reglas Conversión Divisa activo.
- Revisa las reglas existentes. La solución incluye una por cada tipo de conversión.
- Para cambiar el criterio de un grupo de cuentas, abre la regla y edita el campo Regla.
- Guarda. Revisa las reglas cada vez que cambie la estructura contable o la política de conversión del grupo.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Código | Identificador de la regla, por ejemplo RCD1000 |
| Tipo Cálculo Conversión | Tipo Medio, Cierre Periodo o Histórico |
| Regla | Grupos de cuentas a los que se aplica, separados por comas |
En la configuración de ejemplo, el campo Regla contiene los primeros dígitos de las cuentas del Plan General Contable español:
| Código | Tipo Cálculo Conversión | Regla | Grupos del PGC |
|---|---|---|---|
| RCD1000 | Tipo Medio | 6,7 | 6 Compras y gastos; 7 Ventas e ingresos |
| RCD1001 | Cierre Periodo | 3,4,5 | 3 Existencias; 4 Acreedores y deudores; 5 Cuentas financieras |
| RCD1002 | Histórico | 1,2 | 1 Financiación básica; 2 Activo no corriente |
Con esta configuración, la cuenta de resultados se convierte al tipo medio y el activo y pasivo circulante, al tipo de cierre. El patrimonio, la financiación a largo plazo y el inmovilizado se convierten al tipo histórico.
Según la política del grupo, puede que necesites afinar por subcuenta. Por ejemplo, una deuda a largo plazo del grupo 1 que tu política convierte al tipo de cierre. Las reglas pueden asignarse por subcuenta, por grupo de operación o por naturaleza contable.
Las reglas también se pueden cargar desde Excel Online.
Paso 4. Ver los informes en otra divisa
Los informes de Power BI permiten elegir la divisa en la que se muestran los importes. La lista incluye todas las divisas cargadas en el paso 1.
- Abre el informe en Power BI. Desde la versión 7.1 la selección de divisa está disponible en los modelos de Contabilidad y de Tesorería.
- En el selector Seleccione Divisa, elige la moneda, por ejemplo «Dólar de EE. UU.» o «Euro».
- Los importes se recalculan con los tipos de cambio del paso 2. En el modelo consolidado se aplican además las reglas del paso 3.
- Para revisar qué tipo se ha aplicado en cada mes, añade a una tabla el campo Ejercicio Mes y la medida FxDivisaMedio.
En el modelo consolidado, los informes muestran:
- Balance consolidado analítico.
- Cuenta de resultados consolidada.
- Eliminaciones intergrupo.
- Impacto por diferencias de cambio.
- Análisis por grupo, país o segmento de gestión.
Por ejemplo, con Dólar de EE. UU. seleccionado, FxDivisaMedio devuelve 1,08 en 2024|01, 1,07 en 2024|06 y 1,11 en 2024|09.
Paso 5. Registrar las diferencias de conversión
Las diferencias de conversión se registran como asientos extracontables de consolidación. Son asientos analíticos de doble apunte que no pasan al ERP ni afectan a los libros legales.
- En el área Consolidación, grupo Operaciones, abre Asiento Extracontable.
- Selecciona Nuevo. Informa Asiento (identificador, por ejemplo A23), Fecha y, si quieres, Notas.
- Selecciona Guardar para que aparezca el bloque Detalle Apunte.
- En la subcuadrícula Diario Extracontable, selecciona Nuevo Diario Extracontable.
- Para cada apunte, informa Apunte, Fecha, Concepto, Empresa, Cuenta Contable y el importe en TDebe o THaber.
- Comprueba que el total del debe coincide con el del haber y guarda.
En un grupo que aplica el Plan General Contable español, la contrapartida habitual es la cuenta 135 Diferencias de conversión, dentro del patrimonio neto. Usa la cuenta que marque la política del grupo.
Cada asiento lleva también un Grupo de Operación de Consolidación y un origen del ajuste (manual, automático o por regla). Así se pueden filtrar en Power BI y ver el impacto por diferencias de cambio por separado.
Los asientos son reversibles y auditables: se pueden desactivar o corregir sin ningún efecto contable real. También se pueden cargar en bloque desde Excel Online.
La barra de comandos del asiento incluye Guardar, Guardar y cerrar, Nuevo, Desactivar y Eliminar. Para anular un ajuste sin borrarlo, usa Desactivar.
Notas y limitaciones
- Conversión analítica, no normativa. El módulo de Consolidación está orientado a análisis interno, planificación y reporting de gestión. No cubre la consolidación fiscal ni la normativa, y no sustituye a un sistema de consolidación legal.
- Módulo de contratación adicional. Las reglas de conversión y los asientos extracontables de consolidación forman parte del módulo de Consolidación, que no está en la versión básica.
- La calidad depende del tipo de cambio. Si faltan tipos para una fecha o un par de divisas, la conversión de ese periodo no será fiable. Revisa que el histórico cubre todos los meses que analizas.
- Una sola fuente de tipos. Mezclar fuentes (BCE, banco propio, ERP) entre periodos o sociedades rompe la comparabilidad de los importes convertidos.
- El ERP sigue siendo la referencia contable. La gestión multimoneda contable o fiscal se sigue haciendo en el ERP; Xerppa convierte para visualizar y consolidar.
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Preguntas frecuentes
¿Qué tipo de cambio se usa para la cuenta de resultados?
Con la configuración de ejemplo, el tipo medio: la regla RCD1000 aplica Tipo Medio a los grupos 6 y 7.
¿Y para el balance?
Existencias, deudores, acreedores y cuentas financieras (grupos 3, 4 y 5) al tipo de cierre. Patrimonio, financiación a largo plazo e inmovilizado (grupos 1 y 2) al tipo histórico.
¿Con qué frecuencia hay que cargar los tipos de cambio?
La tabla admite tipos diarios o mensuales. El ejemplo usa un tipo por mes, con fecha el día 1.
¿Puedo ver un informe en dólares aunque la empresa contabilice en euros?
Sí. Desde la versión 7.1, los modelos de Contabilidad y Tesorería se pueden ver en cualquier divisa cargada, con el selector Seleccione Divisa.
¿La conversión modifica la contabilidad de la filial?
No. Es un cálculo analítico dentro de Xerppa. Ni la conversión ni los asientos de diferencias de conversión se trasladan al ERP.