Homogeneizar los planes contables de varias sociedades (mapping de plan de cuentas)

El proceso tiene siete pasos:

1. Desplegar la plantilla del plan contable de referencia.
2. Registrar un plan contable por cada estructura contable distinta del grupo.
3. Integrar las subcuentas de cada sociedad desde el ERP.
4. Revisar la jerarquía del plan de cuentas.
5. Clasificar las subcuentas en los nodos de los estados contables.
6. Construir las agregaciones y los KPI sobre esos nodos.
7. Comprobar que no quedan subcuentas sin clasificar.

Este artículo está dirigido a controllers, responsables de consolidación y consultores que implantan la solución en grupos con varias sociedades.

Cómo funciona la homogeneización

El modelo separa tres capas. Cada capa se configura una vez y se reutiliza para todas las sociedades.

El mapping consiste en asignar cada subcuenta de cada sociedad a un nodo de estados contables. Una vez asignada, la subcuenta aparece en todos los informes y KPI que usan ese nodo.

Ejemplo ilustrativo. La sociedad española registra sus gastos de desarrollo en la subcuenta 201000001 del PGC. Una filial con otro plan contable los registra en una cuenta con otra numeración. Ambas subcuentas se clasifican en el nodo «1. Desarrollo.» (código EC1120). En el balance consolidado aparecen sumadas en esa línea, aunque sus códigos no se parezcan.

Requisitos previos

Paso 1. Desplegar la plantilla del plan contable de referencia

La solución incluye como punto de partida la plantilla del Plan General Contable español. Contiene el plan de cuentas, los estados contables con sus reglas de clasificación y las agregaciones de los informes.

1. Cambia al área Configuración desde el selector de áreas, abajo a la izquierda.
2. En el grupo Plantillas, abre Gestión de plantillas.
3. En el bloque Plan Contable España, localiza las plantillas Plan de Cuentas, Estados Contables, Agregaciones y Recursos.
4. Selecciona Información para ver qué carga cada una. Por ejemplo, la plantilla Estados Contables crea las estructuras contables y sus reglas de clasificación.
5. Selecciona Desplegar en cada plantilla que necesites.

Desde la versión 7.1, las plantillas se despliegan y actualizan con un asistente, sin necesidad de instalar una nueva versión de la solución. El mismo gestor permite actualizar los KPI y los estados contables.

Paso 2. Registrar los planes contables

Registra un plan contable por cada estructura contable distinta del grupo. Una sociedad española y una filial que aplica otra normativa tendrán planes contables distintos.

1. Cambia al área Finanzas.
2. En el grupo Estados Contables, abre Plan Contable. Se muestra la vista Plan Contable activo.
3. Selecciona Nuevo. Informa el campo obligatorio Plan Contable con un nombre descriptivo, por ejemplo «PGC España».
4. Guarda. La aplicación asigna el Código Plan Contable, por ejemplo PC1000.

El formulario de cada plan contable muestra la subcuadrícula Plan de Cuentas, con las columnas Código Cuenta, Cuenta Contable, Nombre Cuenta, Nº Cuenta, Tipo de Cuenta, Estado Contable y Empresa. Desde ella puedes crear cuentas (Crear Plan de Cuentas) o asociar cuentas existentes (Agregar Plan de Cuentas).

Por ejemplo, un grupo puede tener PC1000 «PGC España», con todas las cuentas del PGC, y PC1001 «Otro Plan Contable», para una filial extranjera.

Paso 3. Integrar las subcuentas de cada sociedad

Las subcuentas se cargan desde el ERP con un flujo de datos de Power Apps. Cada fila es una subcuenta de una sociedad concreta.

1. En Power Apps, crea un flujo de datos estándar. Usa como origen el flujo de datos de staging conectado al ERP.
2. Prepara la consulta del plan de cuentas. Carga solo las cuentas con saldo o movimientos: combina la consulta con la tabla de movimientos contables, agrupa por cuenta y filtra las que tienen actividad. Así se ahorra espacio en Dataverse y mejora el rendimiento.
3. Elige como destino la tabla xfinance_PlandeCuentas (Plan de Cuentas).
4. En Asignación de columnas, selecciona como clave Código Cuenta (xfinance_CodigoCuenta).
5. Asigna las columnas según la tabla siguiente y publica el flujo.

La tabla tiene más columnas que no es necesario asignar en la carga: xfinance_Principal (cuenta padre), xfinance_Nivel y xfinance_Nivel1 a xfinance_Nivel6, xfinance_Path, xfinance_Orden, xfinance_ComportamientosegunSaldo y los campos de comportamiento según saldo positivo o negativo.

La configuración de carga incluye la casilla Eliminar las filas que ya no existan en la salida de la consulta. Actívala solo si quieres que las cuentas que desaparezcan del ERP se borren también en Xerppa.

Para verificar la carga, abre Finanzas > Plan de Cuentas y comprueba que las columnas clave tienen valores. Si faltan datos, corrige la consulta y vuelve a ejecutar el flujo.

Paso 4. Revisar la jerarquía del plan de cuentas

El plan de cuentas se organiza en un árbol. Las cuentas de la plantilla forman los niveles superiores y las subcuentas de cada sociedad cuelgan de ellas.

1. En Finanzas > Estados Contables, abre Plan de Cuentas. Se muestra la vista Plan de Cuentas Jerarquía, que es la predeterminada.
2. Despliega un nivel con la flecha. Por ejemplo: 1 FINANCIACIÓN BÁSICA > 10 Capital > 100 CAPITAL SOCIAL > 100000000 CAPITAL SOCIAL.
3. Revisa las columnas Tipo de Cuenta, Empresa, Nº Cuenta, Principal y Estado Contable de cada fila.
4. Para añadir, editar o eliminar una cuenta, usa los iconos +, lápiz y papelera de su fila.

En el ejemplo, las cuentas 1, 10 y 100 son de tipo Cuenta y no tienen empresa: pertenecen a la plantilla. La 100000000 es de tipo Subcuenta Contable, pertenece a la empresa GF, su Principal es 100 CAPITAL SOCIAL y está clasificada en el estado contable «1. Capital escriturado».

El formulario de una cuenta tiene los campos Nº Cuenta, Nombre Cuenta y Cuenta Contable (obligatorios), Tipo de Cuenta, Principal, Path, Nivel, Orden, Punto Equilibrio Comportamiento y Comportamiento según Saldo. El bloque Estructura muestra los niveles Nivel1 a Nivel6. La cabecera muestra Código Cuenta, Empresa y Plan Contable.

El desplegable de vistas ofrece también Plan de Cuentas Lista, Plan de Cuentas por Plan Contable, Subcuentas por Estado Contable, Subcuentas sin Clasificar y Plan de Cuentas inactivo.

Paso 5. Clasificar las subcuentas en los estados contables

Este es el paso central del mapping. Cada subcuenta de cada sociedad se asigna a un nodo de la jerarquía de estados contables.

Revisar la jerarquía de estados contables

1. En Finanzas > Estados Contables, abre Estados Contables. Se muestra la vista Jerarquía Estados Contables.
2. El primer nivel tiene dos nodos: TOTAL ACTIVO (EC1061) y TOTAL PATRIMONIO NETO Y PASIVO (EC1119).
3. Despliega los niveles. Por ejemplo: TOTAL ACTIVO > A) ACTIVO NO CORRIENTE > I. Inmovilizado intangible > 1. Desarrollo.

La vista muestra para cada nodo las columnas Nombre, Principal, Tipo Registro, Cuentas, Código y Orden. La columna Cuentas recoge los grupos de cuentas que se clasifican en ese nodo. En la plantilla del PGC, por ejemplo:

Así, una subcuenta 201000001 se clasifica en «1. Desarrollo.» porque empieza por 201. La amortización acumulada (2801) y el deterioro (2901) van al mismo nodo, de modo que el balance muestra el valor neto.

Clasificar una subcuenta manualmente

Usa la clasificación manual para las subcuentas que no encajan en ninguna regla, como las de una filial con otro plan contable.

1. En la vista Jerarquía Estados Contables, selecciona el icono del lápiz en el nodo donde quieres clasificar la subcuenta.
2. Se abre el formulario del nodo. En el panel Subcuentas Contables, abre el menú de tres puntos y selecciona Agregar Plan de Cuentas existente.
3. Se abre la lista de todas las cuentas registradas. Selecciona la subcuenta y confírmala.
4. Repite para cada subcuenta.
5. Publica el flujo de datos Cuentas Estado para que la clasificación se refleje en la jerarquía y en los informes.

El formulario del nodo muestra sus datos: Tipo Registro (Nodo), Código (por ejemplo EC1120), Nombre, Principal, Nivel, Path (la ruta de códigos desde la raíz, por ejemplo EC1061|EC1000|EC1001|EC1120), Orden y Cuentas. El bloque Estructura muestra los niveles Nivel1 a Nivel10, y el panel Subcuentas Contables lista las subcuentas clasificadas con su empresa.

Crear un nodo nuevo

1. En la vista Jerarquía Estados Contables, selecciona + en el nodo padre, o Nuevo en la barra de comandos.
2. Informa Nombre (obligatorio) y Principal (nodo padre). Tipo Registro queda como Nodo.
3. Si quieres que el nodo clasifique subcuentas por regla, informa en Cuentas los grupos de cuentas separados por comas.
4. Guarda. La aplicación asigna el Código y calcula Nivel, Path y Estructura.

Paso 6. Construir las agregaciones y los KPI

Las agregaciones y los KPI se construyen sobre nodos de estados contables. Como no dependen de cuentas concretas, funcionan igual para todas las sociedades y todos los planes contables.

Agregaciones

Las agregaciones definen la estructura de cada informe de Power BI. En Finanzas > Estados Contables > Agregaciones, la vista Jerarquía Agregaciones incluye en la plantilla: BALANCE DE SITUACIÓN PGC, CUENTA DE RESULTADOS PGC, BALANCE FINANCIERO, ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO, COAF, PYG FINANCIERA y PYG ANALITICA.

1. Despliega una agregación. Por ejemplo: BALANCE FINANCIERO > CAPITAL EMPLEADO > C) DEUDAS A CORTO PLAZO.
2. Para crear un nodo, selecciona + en el nodo padre e informa Nombre (obligatorio), Principal, Orden y Nivel Visual.
3. Abre el nodo. En la subcuadrícula Líneas Agregaciones, selecciona Agregar Lineas Agregaciones y elige los estados contables que suma.

Por ejemplo, la agregación C) DEUDAS A CORTO PLAZO (AG1002) suma tres estados contables: II. Provisiones a corto plazo (EC1198), III. Deudas a corto plazo (EC1103) y IV. Deudas con empresas del grupo y asociadas a corto plazo (EC1206).

La estructura de las agregaciones se configura en Agregaciones, pero la clasificación de subcuentas se hace en Estados Contables (paso 5). Para cargar estructuras completas desde Excel Online, usa Importaciones > Líneas de agregaciones, con los campos Código de agregación, Nombre, Agregación principal y Estado contable o analítica. En Power BI, las agregaciones se cargan en la tabla dEstadosAgregados.

KPI financieros

Cada KPI suma uno o varios nodos de estados contables. Las medidas de Power BI referencian el código del KPI, no las cuentas.

1. En Finanzas > Gestión Analítica > KPI Financieros, abre o crea un KPI.
2. Informa Código, Nombre, Principal, Tipo Cálculo, Tipo Registro, Tipo Medida, Formato KPI, Orden y Descripción.
3. En la subcuadrícula de parametrización, añade los estados contables que forman el KPI.

Por ejemplo, el KPI K1006 «Total Ingresos» (Tipo Cálculo Semiaditiva, Tipo Medida Base, Formato Número Entero) suma tres nodos: 01. Importe neto de la cifra de negocios (EC1218), 05. Otros ingresos de explotación (EC1228) y 12. Ingresos financieros (EC1247).

Esta separación permite trabajar con varios planes contables en el mismo modelo: si una filial usa otro plan, basta con clasificar sus subcuentas en los mismos nodos. Los KPI y los informes no cambian.

Paso 7. Comprobar que no quedan subcuentas sin clasificar

1. En Finanzas > Estados Contables > Plan de Cuentas, abre el desplegable de vistas y selecciona Subcuentas sin Clasificar.
2. Clasifica cada subcuenta de la lista siguiendo el paso 5.
3. Usa la vista Subcuentas por Estado Contable para revisar qué subcuentas ha recibido cada nodo.
4. En Power BI, abre el Health de Estados Contables, accesible desde el Health del modelo de Contabilidad. Analiza las agregaciones realizadas en los estados contables.

Repite esta comprobación cada vez que una sociedad dé de alta subcuentas nuevas en su ERP.

Cuentas equivalentes entre sociedades para consolidar

Para eliminar operaciones intragrupo hace falta un paso más: indicar qué subcuenta de una sociedad es la contrapartida de qué subcuenta de otra. Esto se hace en el área Consolidación > Operaciones > Subcuentas Consolidación, con los campos Código, Tipo Operación, Grupo Operación, Empresa Origen, Cuenta Origen, Empresa Destino y Cuenta Destino.

Por ejemplo, la cuenta de ventas 700000002 de una sociedad se relaciona con la cuenta de servicios 6230000000 de otra sociedad del grupo, como operación intragrupo de tipo comercial. Este proceso se explica en el artículo de eliminación intragrupo. Requiere el módulo de Consolidación, de contratación adicional.

Notas y limitaciones

• El ERP no se modifica. La clasificación es propia de Xerppa. Las cuentas y los asientos del ERP se mantienen igual.
• Carga solo cuentas con movimientos. Cargar el plan completo del ERP ocupa espacio en Dataverse sin aportar información.
• Publica el flujo Cuentas Estado después de cambiar la clasificación. Sin publicarlo, los informes no reflejan los cambios.
• Eliminación en masa del plan de cuentas. Si borras en masa la tabla Plan de Cuentas, vuelve a desplegar la plantilla del plan de cuentas y ejecuta de nuevo el flujo de subcuentas. Si no, las subcuentas y la estructura pueden no mostrarse bien en los informes.
• Estructura no visible en los informes. Comprueba que la plantilla está desplegada: las estructuras de informe (EFE, COAF, Cuenta de Resultados) están en Agregaciones, y la estructura contable en Estados Contables.

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