Crear un presupuesto contable y revisarlo con forecast y reforecast

El proceso tiene cinco pasos:

1. Crear la cabecera del presupuesto (código, nombre, ejercicio, empresa y tipo).
2. Cargar las líneas de forma manual, desde Excel Online o con un flujo de datos.
3. Comprobar las líneas cargadas.
4. Analizar las desviaciones entre real y presupuesto en Power BI.
5. Revisar el presupuesto durante el año con un forecast o un reforecast.

Este artículo está dirigido a controllers, responsables de control de gestión y consultores que implantan la solución. Explica el procedimiento con los nombres reales de pantallas, campos y tablas de Dataverse.

Tipos de presupuesto

Cada cabecera de presupuesto contable lleva un campo Tipo Presupuesto. El tipo indica para qué se usa esa versión de las cifras.

No hay que confundir el tipo Forecast de la cabecera con el módulo de Forecast automático. El módulo calcula una proyección estadística a 12 meses sin intervención del usuario (ver el paso 5).

La diferencia práctica entre forecast y reforecast es de estatus. Un forecast es una estimación de trabajo que se actualiza a menudo. Un reforecast sustituye oficialmente al presupuesto como referencia para el resto del ejercicio.

Requisitos previos

Antes de crear un presupuesto, comprueba que estos datos maestros ya están cargados. Las líneas del presupuesto hacen referencia a ellos por código.

Si vas a cargar las líneas con un flujo de datos, necesitas además permisos para crear flujos de datos en el entorno de Power Apps donde está instalada la solución.

El usuario necesita el rol de seguridad Gestión de Presupuestos Xerppa (Contabilidad y Tesorería), o el de Administrador del Sistema. Este rol concede estos niveles de acceso:

El mismo rol da acceso a las tablas del presupuesto de tesorería (Presupuesto Tesorería y Presupuesto Linea Base 0 Tesorería), que se explican en otro artículo.

Paso 1. Crear la cabecera del presupuesto contable

La cabecera es el primer paso en cualquiera de los tres métodos de carga. Sin cabecera no se pueden cargar líneas.

1. En la aplicación Xerppa for Finance, cambia al área Finanzas desde el selector de áreas, abajo a la izquierda.
2. En el menú lateral, dentro del grupo Gestión Analítica, abre Presupuesto Contable. Se muestra la vista Presupuesto Contable activo.
3. Selecciona Nuevo en la barra de comandos.
4. Rellena los campos de la tabla siguiente.
5. Selecciona Guardar. La cabecera queda en estado Activo.

Con Horizontal = Sí, el formulario muestra el bloque Fecha Mes Base 0. Contiene 12 campos de fecha, de M01 a M12, con el primer día de cada mes (M01 = 01/01/2024, M02 = 01/02/2024… M12 = 01/12/2024).

Debajo aparece la subcuadrícula Líneas Presupuesto Base 0, donde se registran las líneas del paso 2.

La vista Presupuesto Contable activo muestra una fila por cabecera, con las columnas Código Presupuesto, Nombre Presupuesto, Ejercicio Ppto, Empresa, Tipo Presupuesto, Notas y Estado. Por ejemplo: P1000, «GyF 2024», ejercicio 2024, tipo Presupuesto, estado Activo.

Paso 2. Cargar las líneas del presupuesto

Cada línea es una combinación de cuenta contable, canal y dimensión, con un importe para cada mes de M01 a M12. Elige el método según el volumen de líneas.

En los datos de ejemplo, las cuentas de ingresos (grupo 70) llevan importe negativo y las de gasto (grupos 60 a 66) importe positivo.

Opción A. Carga manual desde el formulario

1. Abre la cabecera creada en el paso 1.
2. En la subcuadrícula Líneas Presupuesto Base 0, selecciona Nuevo Presupuesto Línea.
3. Informa Cuenta Contable, Canal e IdDimension.
4. Introduce el importe de cada mes en los campos M01 a M12.
5. Guarda la línea. Repite para cada combinación.

Opción B. Carga masiva con Excel Online

1. Cambia al área Importaciones desde el selector de áreas.
2. En el grupo Presupuestos Financieros, abre Líneas Presupuesto Base 0. Se muestra la vista Líneas Base 0 Presupuesto.
3. En la barra de comandos, abre el desplegable junto a Exportar a Excel y selecciona Abrir en Excel Online.
4. Se abre la hoja dentro de la aplicación, con las columnas Presupuesto, Cuenta Contable, Canal, IdDimension y M01 a M12.
5. Añade o modifica filas. Respeta el formato y el orden de las columnas: el campo Presupuesto debe coincidir con una cabecera existente.
6. Selecciona Guardar para cargar los cambios en el sistema.

La misma barra de comandos ofrece Importar desde Excel, para subir un fichero preparado fuera de la aplicación con la misma estructura de columnas.

Cada fila de la hoja es una línea. Por ejemplo: presupuesto «GyF 2024», cuenta 705010004, Canal 2, dimensión «4. Licenciamiento», M01 = -9.581,00, M02 = -9.028,00 y así hasta M12. El desplegable de Exportar a Excel ofrece también Hoja de cálculo estática, Hoja de cálculo dinámica y Tabla dinámica, útiles para revisar las líneas sin editarlas.

Opción C. Carga con un flujo de datos

1. En Power Apps, crea un flujo de datos estándar y conéctalo al origen del presupuesto (ERP, base de datos o fichero).
2. Prepara la consulta en Power Query con una fila por línea y estas columnas: Codigo (código único de línea), Presupuesto (código de la cabecera, por ejemplo P1008), Codigo Cuenta, Canal, IdDimension y una columna por mes, de 01 a 12, con tipo decimal.
3. Elige como destino la tabla xfinance_PresupuestoLineasBase0.
4. En Asignación de columnas, selecciona como Clave principal el campo Código Línea (xfinance_CodigoLinea).
5. Asigna las columnas según la tabla siguiente. Comprueba que el contador Asignado incluye todas las columnas.
6. Publica y ejecuta el flujo de datos.

Paso 3. Comprobar las líneas cargadas

Tras cualquier método de carga, revisa las líneas antes de usar el presupuesto en los informes.

1. Abre la cabecera en Finanzas > Gestión Analítica > Presupuesto Contable.
2. En la subcuadrícula Líneas Presupuesto Base 0, selecciona Actualizar.
3. Comprueba que cada línea tiene Cuenta Contable, Canal e IdDimension informados. Una cuenta vacía se muestra como «—»: corrígela antes de analizar el presupuesto.
4. Comprueba que el número de filas coincide con el del origen. El total aparece al pie de la vista, por ejemplo «Filas: 67».
5. Para corregir en bloque, vuelve a abrir las líneas en Excel Online (opción B) o corrige el origen y ejecuta de nuevo el flujo de datos (opción C).

Paso 4. Analizar las desviaciones entre real y presupuesto

Las líneas cargadas se integran en el modelo de Contabilidad de Power BI. Allí se comparan con los movimientos reales del diario contable.

1. Abre el área de trabajo Finanzas en Power BI.
2. Abre el informe de seguimiento presupuestario.
3. En el filtro de selección de presupuesto, elige la cabecera que quieres comparar, por ejemplo el presupuesto aprobado o el último reforecast.
4. Filtra por empresa, ejercicio y periodo.
5. Revisa la desviación por cuenta contable, por nivel del estado contable o por centro de responsabilidad.

El modelo permite:

• Comparar la ejecución real con el presupuesto.
• Analizar desviaciones por eje contable o por centro de responsabilidad.
• Hacer seguimiento de varios periodos y varios ejercicios a la vez.
• Usar el presupuesto como base de simulación en escenarios de forecast.

Desde la versión 7.1, el filtro de selección de presupuesto está disponible en los informes de análisis de desviaciones. Si tienes un presupuesto y varios reforecast del mismo ejercicio, este filtro decide contra cuál se mide el real.

Paso 5. Revisar el presupuesto durante el año

Hay dos mecanismos para revisar las cifras durante el ejercicio: registrar un reforecast como una nueva versión del presupuesto, o consultar el forecast automático que calcula la solución.

Registrar un reforecast

Un reforecast se registra como una nueva cabecera de presupuesto contable, sin modificar la del presupuesto aprobado. Así se conservan las dos versiones y se pueden comparar.

1. En Finanzas > Gestión Analítica > Presupuesto Contable, selecciona Nuevo.
2. Usa el mismo Ejercicio Ppto y la misma Empresa que el presupuesto original.
3. En Tipo Presupuesto, selecciona Reforecast.
4. Identifica la revisión en Nombre Presupuesto, por ejemplo «GyF 2024 R1».
5. Carga las líneas con cualquiera de los métodos del paso 2.
6. En los informes de Power BI, selecciona la nueva cabecera en el filtro de selección de presupuesto para medir el real contra ella.

Lo habitual es mantener los meses ya cerrados con el importe real y reestimar solo los meses pendientes.

Consultar el forecast automático

El módulo de Forecast proyecta la cuenta de resultados a 12 meses, por subcuenta contable, sin carga manual.

• Datos de partida: series históricas de los últimos tres ejercicios cerrados de cada subcuenta.
• Cálculo: se identifican la tendencia (crecimiento, estabilidad o caída) y la estacionalidad de cada subcuenta. Se evalúan hasta tres modelos estadísticos y se elige el de mayor fiabilidad.
• Resultado: una proyección mensual a 12 meses por subcuenta contable.
• Tratamiento de datos: el cálculo se hace en Azure Functions, fuera del entorno del cliente. No se almacenan datos identificativos del cliente en ese servicio.

Para consultarlo, abre el informe Forecast Xerppa for Finance, marcado como versión preliminar.

1. Selecciona la empresa en Seleccione Empresa, el escenario en IdTipoEscenario y el ejercicio en Ejercicio Jerarquía.
2. En Origen, elige Ingr. para ver ingresos o PyG para ver la cuenta de resultados.
3. Revisa los indicadores de cabecera: Fiabilidad Ingresos Forecast, Pct Desviación Ingresos Forecast, Fiabilidad PyG Forecast y Pct Desviación PyG Forecast.
4. En la tabla Detalle Ingresos Proyectados Vs Ingresos Reales, compara por mes las filas Ingresos Forecast, Ingresos Exp. (real), GAP Ingresos Forecast y Pct Desviación Ingresos Forecast.
5. En Detalle PyG Proyectado Vs PyG Real, baja por los niveles de la cuenta de resultados, por ejemplo A.1) Resultado de explotación, 01. Importe neto de la cifra de negocios o 04. Aprovisionamientos.

El GAP es la diferencia entre el real y el forecast de cada mes. Por ejemplo, si en 2025|01 el real es 191.654 y el forecast 181.664, el GAP es 9.990.

Al pie del informe aparece la fecha de cierre contable. Los meses anteriores al cierre muestran real y forecast; los posteriores, solo forecast. Los gráficos Evolución Ingresos y Evolución PyG muestran la serie mensual, y los gráficos de desviación muestran en cascada cuánto aporta cada mes a la desviación total.

Si te sitúas sobre una partida de la cuenta de resultados, por ejemplo «a) Consumo de mercaderías», se abre un detalle con sus importes de los ejercicios anteriores (PY, 2PY, 3PY…) y su evolución.

Notas y limitaciones

• Periodicidad mensual. El presupuesto contable horizontal trabaja con 12 periodos mensuales por ejercicio, de M01 a M12.
• Presupuesto contable y presupuesto de tesorería son distintos. El contable cubre todas las cuentas y se compara con el diario contable. El de tesorería solo cubre flujos de caja y se clasifica según la estructura de Estados de Flujos Proyectados.
• Forecast automático y reforecast no son lo mismo. El forecast automático es un cálculo estadístico sobre el histórico. El reforecast es una revisión que decide el equipo financiero y se carga como un presupuesto más.
• El informe de Forecast está en versión preliminar. Sus medidas y su diseño pueden cambiar entre versiones.
• Las líneas usan códigos, no nombres. Si un código de cuenta, canal o dimensión no existe en los datos maestros, la búsqueda no se resuelve. Carga primero los datos maestros (ver Requisitos previos).

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